Các Nhà Lãnh Đạo Điều Hành Các Cuộc Họp Hiệu Quả Như Thế Nào

Đây là một chủ đề tôi nghĩ rằng tất cả chúng ta đều có liên quan đến. Tất cả chúng ta đã có kinh nghiệm khi chúng ta rời khỏi một cuộc họp và chỉ nghĩ cho bản thân mình. Vấn đề của điều đó là gì? Thật không may, điều khá phổ biến là các cuộc họp được điều hành kém, khiến tất cả những người tham dự thất vọng vì thời gian của họ bị lãng phí và không có gì được thực hiện hoặc đạt được. Làm cho mọi thứ tồi tệ hơn, nó chạy lâu hơn so với lịch trình và vẫn không có gì hiệu quả hoặc có giá trị đến từ nó. Quá thường xuyên có một cuộc họp mà không đáp ứng mục tiêu của nó, tuy nhiên các nhà lãnh đạo không nhận ra vấn đề và không thực hiện các thay đổi thích hợp.

Các cuộc họp được điều hành kém có tác động bất lợi mà nhiều nhà lãnh đạo không bao giờ nhận ra hoặc xem xét. Các cuộc họp khiến người tham dự rõ ràng bị mất là không hiệu quả và lãng phí thời gian, không chỉ cho một người, mà tất cả những người tham dự. Nếu một cuộc họp diễn ra trong 1 giờ và có 8 người tham dự cuộc họp, việc không hoàn thành bất cứ điều gì trong cuộc họp chỉ làm lãng phí 8 giờ có thể được sử dụng ở nơi khác. Đó là một công việc đáng giá cả ngày cho một người. Các cuộc họp không hiệu quả sẽ có tác dụng kéo dài. Các thành viên có kinh nghiệm về cuộc họp tệ sẽ sợ các cuộc họp tiếp theo trong tương lai. Họ vẫn sẽ tham dự, nhưng với thái độ tiêu cực, không muốn đóng góp hiệu quả và sẽ không mong đợi gì hơn so với những trải nghiệm trước đó. Để làm cho vấn đề tồi tệ hơn, họ sẽ chia sẻ những trải nghiệm tiêu cực với những người mới có thể, tạo tiền đề cho sự tiêu cực hơn.

Nếu điều đó đã tệ, thì mối nguy hiểm thực sự của các cuộc họp được tổ chức kém là các thành viên sẽ bắt đầu đặt câu hỏi về khả năng của người lãnh đạo, người phụ trách điều hành cuộc họp. Người chịu trách nhiệm thiết lập các kỳ vọng của cuộc họp, chuẩn bị cho cuộc họp, kiểm soát cuộc thảo luận và thời gian của cuộc họp. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng đối với các nhà lãnh đạo để đảm bảo rằng các cuộc họp có năng suất và hiệu quả. Một số lý do tại sao các cuộc họp hoàn toàn thất bại bao gồm:

• Kế hoạch kém cho cuộc họp. Các cuộc họp nên có một mục tiêu và một chương trình nghị sự. Nhiều lần gửi lời mời họp chỉ với một chủ đề cuộc họp chung đơn giản. Điều đó không đủ chuẩn bị và không đủ thông tin cho người khác để chuẩn bị.
• Kỳ vọng không được đặt ra. Đây là lỗi phổ biến nhất mà tôi liên tục thấy xảy ra trong hầu hết các cuộc họp. Nhà lãnh đạo không đặt ra những kỳ vọng thích hợp cho những người tham dự như thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, mỗi cá nhân nên chuẩn bị gì để đóng góp, v.v. Đó là một sai lầm phổ biến khi cho rằng thời gian họp là những gì mà trong thư mời họp cho biết. Nó không thể. Chúng ta biết điều này bởi vì hầu hết các cuộc họp chúng ta tham dự bắt đầu muộn hơn nhiều so với thời gian được chỉ định và hầu như không bao giờ kết thúc vào thời điểm chính xác mà nó dự kiến ​​kết thúc.
• Không kiểm soát cuộc trò chuyện. Có vẻ như trong mọi cuộc họp, ở đó, luôn có ít nhất một người có vẻ giống như chỉ có giọng nói của họ và cố chỉ để nói và nói. Nếu họ có những đóng góp có giá trị để thực hiện, nó sẽ rất tuyệt, nhưng họ có xu hướng nói ra chủ đề và không cho phép bất kỳ ai khác có cơ hội nói. Một số người khác có đóng góp có giá trị để thực hiện. Nhà lãnh đạo không nắm bắt được điều này và cho phép cá nhân này bay lên, phá vỡ mọi động lực và bất kỳ cơ hội nào mà cuộc họp phải thành công.
• Thời gian là chính nhưng thường bị bỏ qua. Thời gian bắt đầu cuộc họp là quan trọng, nhưng kết thúc cuộc họp kịp thời là khó. Biết khi nào nó đủ, và cuộc họp sẽ kết thúc thì thật khó. Cuộc họp không kết thúc khi hết thời gian biểu. Và nó chắc chắn không kết thúc sau khi mọi người nói lên mong muốn của mình. Mỗi phút lãng phí là phút đó nhân với số lượng người tham dự cuộc họp. Vì thế đã lãng phí thời gian cộng thật

Điều hành một cuộc họp tốt không có đơn giản như bây giờ, và điều đó đúng. Nó không đơn giản. Phải mất rất nhiều công việc chuẩn bị, rất nhiều giao tiếp trước cuộc họp và tập trung rất nhiều vào việc kiểm soát cuộc họp khi các cuộc trò chuyện và thông tin bay qua lại khắp nơi. Mặc dù không có cách nào để chuẩn bị và điều hành một cuộc họp, đây là một số hướng dẫn được đề xuất để sử dụng khi lập kế hoạch và cấu trúc cuộc họp.

1. Cuộc họp có cần thiết không? Bạn có thể cười, nhưng đó thực sự là câu hỏi đầu tiên bạn phải tự hỏi mình là cuộc họp có thực sự cần thiết không. Nếu thông tin có thể được thu thập và chia sẻ qua email hoặc các cuộc trò chuyện đơn giản và nhanh hoặc như làm mát bằng nước, thì hãy làm như vậy. Đừng gọi một cuộc họp, bỏ thời gian và công sức, lấy đi thời gian từ một thứ khác khi không cần thiết.
2. Lập kế hoạch cho cuộc họp trước khi gọi cho cuộc họp. Hiểu chính xác những gì cuộc họp cần phải đạt được. Bắt đầu ở cuối và làm việc ngược lại. Khi kết thúc cuộc họp, những thông tin nào phải đạt được? Những quyết định phải được đưa ra? Sau đó gọi cuộc họp.
3. Đặt kỳ vọng thích hợp cho cuộc họp. Tất cả mọi thứ phải được phác thảo rõ ràng khi thiết lập cuộc họp. Thời gian cuộc họp nên bắt đầu, có nghĩa là thời gian bắt đầu cuộc họp. Điều đó không có nghĩa là, thời gian mà mọi người bắt đầu đi đến cuộc họp. Đi bộ qua cửa phòng họp vào giờ họp không phải là bắt đầu của cuộc họp. Thời gian bị lãng phí khi điều đó xảy ra vì nó đẩy lùi thời gian họp thực tế so với thời gian dự kiến. Hãy chắc chắn rằng những người tham dự được truyền đạt những gì họ mong đợi để chuẩn bị và đóng góp cho cuộc họp.
4. Kiểm soát cuộc họp có thể là một thách thức, nhưng với thực tiễn, sẽ chứng minh được lợi ích nhất. Kiểm soát thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác làm cho cuộc họp hiệu quả. Cuộc họp không nên kết thúc khi hết thời gian, mà nên kết thúc khi mục tiêu đã được đáp ứng. Cho phép mọi người đưa ra đầu vào, nhưng kiểm soát cuộc hội thoại để đảm bảo rằng nó thì trong chủ đề và hướng đến mục tiêu cuối cùng.
5. Kết thúc cuộc họp với những gì cuộc họp đã hoàn thành và / hoặc các mục có thể hành động. Kết thúc cuộc họp bằng cách nêu rõ những gì đã đạt được trong cuộc họp và những gì cần và có thể được thực hiện sau cuộc họp.

Tặng thưởng: Nếu có thể, hãy đảm bảo mỗi cá nhân ra đi với vài điều đó mà họ có được từ cuộc họp. Một số kiến ​​thức mới, quyết định hoặc hành động những phân công. Điều này mang lại cho họ một cảm giác chân thực rằng giá trị đã đạt được từ cuộc họp.

Các cuộc họp rất phức tạp và có thể là một nguồn thất vọng lớn cho nhân viên và là một lý do lớn cho sự thiếu hiệu quả trong một nhóm. Tiến hành mà không có mục đích và sự tập trung sẽ làm giảm hiệu quả của người lãnh đạo và làm giảm sự tin tưởng của các thành viên trong khả năng của người lãnh đạo. Tuy nhiên, được thực hiện tốt và hiệu quả có thể mang lại giá trị lớn cho nhóm và tổ chức. Trước khi bạn gọi cuộc họp tiếp theo, hãy suy nghĩ một chút và xem những lời khuyên và hướng dẫn này có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả cuộc họp như thế nào.

Photo by: Matthew Henry