Xử Lý Các Yêu Cầu Về Thời Gian Nghỉ

Mỗi năm người lao động được vài ngày nghỉ. Điều này được chính phủ quy định về mặt pháp lý, bất kể công ty của bạn hoạt động ở quốc gia nào. Bên cạnh quy định pháp lý, các nghiên cứu đã chứng minh rằng ngày nghỉ cho nhân viên là một điều tốt cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối mặt với các yêu cầu về thời gian nghỉ có thể là một thách thức. Nó làm gián đoạn công việc kinh doanh và năng suất mỗi khi ai đó nghỉ việc. Có năng lực giải quyết các yêu cầu về thời gian nghỉ một cách khéo léo có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho điểm mấu chốt của tổ chức của bạn.

Trong việc thảo luận về yêu cầu thời gian nghỉ này, tôi muốn tập trung vào việc giải quyết các yêu cầu về thời gian nghỉ theo kế hoạch. Có những yêu cầu về thời gian nghỉ khác như nghỉ ốm và nghỉ khẩn cấp mà chúng tôi sẽ đề cập riêng.

Cho nhân viên thời gian nghỉ ngơi và thư giãn trong cả năm là điều tốt cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng khi nhân viên có thời gian nghỉ ngơi, hiệu suất và năng suất của họ sẽ tăng lên khi họ trở lại làm việc. Mặt khác, các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng những nhân viên không có thời gian nghỉ suốt cả năm sẽ có những rủi ro sức khỏe. Có được thời gian nghỉ là rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp cũng như cá nhân nhân viên. Bạn có thể đọc thêm về một trong những nghiên cứu về sức khỏe và năng suất của thời gian nghỉ tại đây.

Cái khó của yêu cầu về ngày nghỉ là cách các nhà lãnh đạo xử lý nó. Nói một cách đơn giản, nếu tất cả nhân viên của bạn yêu cầu nghỉ cùng một lúc thì đó là một vấn đề. Các nhà lãnh đạo phải quản lý và giải quyết việc này hàng năm. Trường hợp này thường có xu hướng phát sinh trong các mùa lễ. Nhiều nhân viên sẽ để dành thời gian nghỉ để có thể nghỉ trong kỳ nghỉ lễ. Điều này sẽ giúp họ kéo dài thời gian nghỉ ngơi bằng cách kết hợp với các quốc lễ. Trong văn hóa phương Tây, điều này xảy ra trong tháng 12 và tháng 1. Trong các nền văn hóa tuân theo lịch âm, điều này xảy ra trong khoảng thời gian tháng Giêng và tháng Hai, tùy thuộc vào thời điểm Tết Nguyên đán của mỗi năm.

Quy mô nhóm của bạn càng lớn, bạn càng phải đối mặt với nhiều nhân viên hơn trong việc ai được nghỉ và ai không được nghỉ. Tuy nhiên, nhóm bạn có càng nhỏ, bạn càng khó lập kế hoạch và lịch trình để dàn xếp khối lượng công việc của nhân viên khi họ nghỉ. Đây không phải là một trò chơi tung hứng đơn thuần mà nó là việc rất cần thiết. Các nhà lãnh đạo thường phải trả lời những câu hỏi sau đây khi giải quyết các yêu cầu về thời gian nghỉ.

Hiểu được tầm quan trọng của ngày nghỉ và muốn phù hợp với các thành viên trong nhóm của bạn, dĩ nhiên bạn cũng muốn chấp thuận thời gian nghỉ theo yêu cầu của mọi người. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn không thể làm được việc này. Một số sẽ phải bị từ chối và thất vọng. Bạn có thể cố gắng giảm thiểu những tình huống này để nhân viên không bị mất tinh thần ngay cả khi họ bị từ chối yêu cầu nghỉ việc. Từ góc độ của công ty, phải có một chính sách và quy trình được xác định rõ ràng về cách yêu cầu và chấp thuận thời gian nghỉ ngơi.

• Tthời gian nào nhân viên còn có thể nghỉ?
• Điều này ảnh hưởng đến năng suất như thế nào?
• Ai sẽ trang trải khối lượng công việc?
• Có mâu thuẫn với yêu cầu nghỉ việc của nhân viên khác không?
• Trong một tình huống mâu thuẫn, ai được chấp thuận và ai bị từ chối?
• Làm thế nào để công bằng?
  
  

Hiểu được tầm quan trọng của thời gian nghỉ và muốn phù hợp với các thành viên trong nhóm của bạn, rõ ràng bạn muốn chấp thuận thời gian nghỉ theo yêu cầu của mọi người. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn không thể. Một số sẽ phải từ chối và thất vọng. Có những điều bạn có thể làm để giảm thiểu những tình huống này để nhân viên không bị mất tinh thần ngay cả khi họ bị từ chối yêu cầu nghỉ việc. Từ góc độ của công ty, phải có một chính sách và quy trình được xác định rõ ràng về cách yêu cầu và phê duyệt thời gian nghỉ.

1. Sổ tay nhân viên – Mọi tổ chức dù lớn hay nhỏ đều nên có sổ tay nhân viên. Cuốn sổ tay này phải là một nguồn tài liệu để nhân viên tìm hiểu về cách kiếm, theo dõi và xử lý thời gian nghỉ của họ.
   
   
2. Nguyên tắc – Có trong Sổ tay Nhân viên và nhân viên dễ dàng tìm đến thông tin các hướng dẫn về cách họ có thể gửi yêu cầu về thời gian nghỉ. Nhân viên cần yêu cầu sớm bao lâu trước khi họ có thể được nghỉ? Đây sẽ là một quá trình nhanh chóng và đơn giản.
   
   
3. Ưu tiên – Cần phải có một chính sách bằng văn bản về mức độ ưu tiên của các yêu cầu nghỉ việc để nhân viên không bị nghi ngờ về lý do tại sao họ có thể bị từ chối hoặc tại sao các nhân viên khác được chấp thuận nhưng họ lại không. Những điều cần xem xét ở đây là các mục như ai đến trước phục vụ trước. Thâm niên được trao cho nhân viên lâu năm nhất hoặc nhân viên làm việc lâu nhất. Ưu tiên có thể được dành cho nhân viên có nhiều thời gian nghỉ nhất còn lại hoặc cho người được nghỉ ít nhất.
   
   
4. Hệ thống Theo dõi – Tổ chức của bạn phải có một điểm duy nhất để theo dõi thời gian nghỉ của nhân viên. Điều này sẽ giúp lãnh đạo và doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc theo dõi các yêu cầu của nhân viên, thời gian nghỉ của mỗi nhân viên và cách tốt nhất để phê duyệt yêu cầu. Đối với nhân viên, nó sẽ giúp họ dễ dàng theo dõi thời gian rảnh rỗi của chính họ cũng như gửi và theo dõi các yêu cầu cá nhân của họ.
   
   

Khi bạn phải từ chối bất kỳ thời gian nghỉ nào của các thành viên trong nhóm mà họ đã yêu cầu, đó không phải là một tình huống tốt hoặc thú vị cho bất kỳ ai tham gia. Bạn có ý định tốt như thế nào hay chính sách của công ty được xác định rõ ràng như thế nào không quan trọng. Việc nhân viên thất vọng và thậm chí mất tinh thần là điều bình thường. Điều bạn có thể làm để cải thiện tình hình là áp dụng triết lý lãnh đạo CHIE trong tình huống này để thành viên của bạn hiểu được quyết định của bạn. Nhất quán trong quá trình ra quyết định của bạn khi phê duyệt các yêu cầu về thời gian nghỉ. Điều này không còn nghi ngờ gì nữa về lý do bạn chấp thuận một số và tại sao bạn phải từ chối những người khác. Hãy công bằng trong quyết định của bạn và với các thành viên trong nhóm của bạn. Họ có thể có suy nghĩ về khả năng xảy ra sự thiên vị, nhưng nếu bạn công bằng và kiên định trong việc đưa ra quyết định, điều này sẽ xóa bỏ nghi ngờ. Sự chính trực của bạn luôn luôn phải có. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đặt nhóm của mình và doanh nghiệp lên trên bản thân. Thể hiện sự đồng cảm khi bạn đưa ra quyết định của mình. Đặc biệt nếu bạn phải từ chối yêu cầu của ai đó. Bạn không được cảm thấy hài lòng về điều đó vì chắc chắn nhân viên của bạn cũng không hài lòng.

Việc giải quyết các yêu cầu về thời gian nghỉ không đơn giản và nhiều nhà lãnh đạo đánh giá thấp tầm quan trọng và tác động của nó. Có chính sách và kế hoạch rõ ràng về cách xử lý tình huống. Bạn không thể và sẽ không thể làm hài lòng tất cả mọi người trong quá trình này. Thực hành CHIE và bạn sẽ đặt các thành viên trong nhóm và bản thân vào tình huống tốt hơn để giải quyết các yêu cầu về thời gian nghỉ.

Photo by: Vectorjuice
https://www.freepik.com/vectorjuice